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IT中小企业行政管理问题与解决策略[行政管理]

添加时间:2015-12-05 17:14  所属栏目:本科毕业论文 来源:西安广播电视大学 作者:程丽

摘要

  随着中国改革开放的逐步扩大,改革的力度逐步加深,改革的领域不断拓宽,中国多种所有制经济将获得更加便利、更加宽松的发展环境和政策支持。而在这个过程中,IT行业发展迅猛,其中最容易被忽略而又不能忽略的中小型IT企业的发展将始终在这其中发挥其积极的作用。面对新的经济形势,中小型IT企业的管理面临诸多挑战,而在行政管理方面,鉴于行政管理“不显于外,不功于果,有失必显,小失事繁,大失事乱”的特点,这就使得,我们必须认真对待中小企业的发展特点与行政管理的结合, 但由于中小企业规模小,资本和技术构成较低,外部宏观经济变化对其影响大等因素的存在,使其在行政管理方面存在与自身发展和市场经济均不适应的情况,导致其在应对激烈的市场竞争面临巨大的困难。分析中小企业行政管理中存在的问题并探讨解决问题的对策,以促进中小企业的改革与发展。

  关键词:小型IT企业;行政管理;问题;对策;

  目录

  一、小型IT企业的概念
  二、行政管理在中小IT企业中的地位及作用
  (一)行政管理在中小型IT企业管理中的地位
  (二)行政管理在中小型IT企业管理中的作用
  三、小型IT企业行政管理工作存在的问题
  (一)行政管理严重不足
  (二)行政管理意识淡薄
  (三)行政管理不规范
  (四)企业管理制度不健全
  (五)缺乏科学的人力资源投资战略
  四、小型IT企业行政管理工作的策略
  (一)增强管理者能力
  (二)提高行政管理意识
  (三)加强行政的系统管理及监管力度
  (五)建立小型IT企业人力资源管理三维立体模式
  参考文献
  致谢词

  我国的IT行业经过近20年的发展,已经取得了辉煌的成绩,在我国国民经济中站举足轻重的地位。例如,西安高新技术产业开发区已成为中国中西部地区投资环境好、市场化程度高、经济发展最为活跃的区域之一,成为陕西、西安最强劲的经济增长极和对外开放的窗口,成为我国发展高新技术产业的重要基地。但是,目前中小型IT企业竞争压力大,失败率较高,企业寿命短,一个极其重要的原因就在于行政管理工作跟不上企业发展的需要,甚至很多企业由于经营者不重视,导致行政部门形同虚设,没有起到作用。在市场经济条件下,企业要生存、发展和盈利就必须建立现代企业制度,科学地进行行政运营,而这一切都需强化行政管理。

  一、小型IT企业的概念

  首先,界定一下“小企业”这一概念。“小企业”是相对而言的,从时间、空间两方面来看,企业处于初创期,其年龄偏小;与此相对应,其规模偏小,实力偏弱。小型IT企业大概可以分为:硬件、软件销售开发、网络集成、数码技术、通信、市场营销和IT类培训等几类。IT企业的部门大致划分为:研发部、市场部、行政部和工程部,有的企业还有产品部。尽管并非所有小型IT企业都做得成大企业,但只要理念正确,目标远大且孜孜以求,就会有机会不断发展壮大,在经济大潮中找到自已的出路。

  二、行政管理在中小IT企业中的地位及作用

  (一)行政管理在中小型IT企业管理中的地位

  中小型企业行政管理区别于一般的政府行政管理,在其广度、深度、重要性及敏感性等方面也都不同于其他方面,具有相当的特殊性。企业行政管理更注重内容和实质,尽量减少繁文缉节,而且相对比较直接地与企业的经济效益相联系,即更讲究实效,更注重企业的实际情况。中小型企业的行政管理往往根据企业实际需要,对行政管理的诸多制度、程序、环节、形式、图表、文件等进行剪裁和调整,使之变得精练、实用、简洁、便利、省时、省钱,工作具有灵活性。  因此,行政部门是中小IT企业重要的管理部门。面对现代IT行业竞争激烈的残酷现实,做好行政管理工作是企业有效运转的重要前提,也是经营者提高企业管理水平的一个切入点。行政管理能够保证企业平稳有序健康发展。行政管理存在于企业管理之中,与企业的发展息息相关,而企业在发展中必然会遇到一些困难。如政治环境因素能影响企业的发展,争取有利企业的政策就是行政管理的的任务之一。同时,解决员工思想问题,了解员工思想动态,正确引导员工思想为企业营造良好的内部环境也是行政管理的一个重要职责。  行政管理能够增强企业的核心竞争力。除了经济、产品、人才实力以外,企业的核心竞争力在一定程度上体现在企业的可持续发展能力上。企业的可持续发展能力需要行政管理的正确引导与配合,企业通过行政管理,才能努力打造学习型企业,使企业不断注入新鲜血液,接受先进的管理理念与经营管理技术,并转化到生产中,使企业充满活力,在激烈的竞争中处于不败之地。

  (二)行政管理在中小型IT企业管理中的作用

  企业中的行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是,这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说,行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能;其中管理是主干,协调是核心,服务是根本。概而言之,行政管理的实质就是服务。企业专门的行政管理部门(通常称为办公室、总经理办公室、行政人事部之类)担负着企业行政管理的组织实施、具体操作,是行政管理工作中的一个部分、一个环节,是整个行政管理系统中的一个小系统。行政部门担负着种种行政事务工作,使领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来,可以集中精力、轻装上阵,全力投入生产经营之中,行政部门主要职责是研究市场形势,考虑公司的发展战略,探讨公司的组织架构、薪资绩效,任用公司的各级干部,实施公司的经营方针,解决公司所面临的重大问题等等。行政部门还必须在“管理”、“协调”和“服务”三方面发挥重要作用。

  从“管理”方面来说,行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”,还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策、绩效考核等重大问题上有自己的思考,并且在实际工作中加以贯彻落实,成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。

  从“协调”方面来说,行政部门担负着协调公司内部各部门间的关系、协调企业与社会其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系重任。行政部门对企业内部各部门间关系的协调,是以对计划的分工执行和控制为基础的。在执行计划控制的过程中,企业行政管理部门应该对各部门的计划执行情况和执行进度进行协调,以调整好企业的整体计划的实施。同时,还应该对各部门在执行工作计划的过程中在日常事务上所发生的矛盾冲突进行调解,使企业各部门之间能够团结和协调一致,维持企业的稳定和正常运行。行政管理的另一项协调任务,是协调本企业同其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系。这种关系之所以是非业务的,是因为企业的运行是在各部门明确分工的基础上才得以健康而稳定地进行的。其主要内容是在维护企业的基本权益的基础上,发展同社会各有关单位的友好交往,缓解矛盾冲突,从而为企业争取一个好的生存环境。

  从“服务”方面来说,行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色,毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作,特别是后勤服务工作,永远不要奢望成为企业关注的”中心”。否则,就影响了企业各方面的工作,影响了企业最终目的的实现,企业行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。

  行政管理人员必须时刻着眼于为企业的经济利益服务,反对“为管理而管理”;必须坚决摈弃形式主义,切实讲究实效;必须大力讲究勤俭节约,反对大手大脚;必须根据公司实际需要和可能采取灵活变通的方式方法,一切以公司利益为最高原则,反对泥古不化、因循守旧;最后,行政管理最终要落实到确立服务观念,克服老爷作风和衙门习气,切实搞好服务上来。   总之,行政管理在中小企业管理中具有重要的地位和作用,但是,许多中小型IT企业在行政管理中还存在这样和那样的问题,甚至有很多经营者都还未意识到行政管理在企业中有如此之高的作用,因此,分析行政管理在中小型IT企业中存在的问题,这对于探讨提高IT企业行政管理效率的对策是很有意义的。

  三、小型IT企业行政管理工作存在的问题

  (一)行政管理严重不足

  目前我国中小型IT企业由于入门条件低、投资规模小、资本和技术构成偏低,在管理的过程中遇到许多的困难,尤其是照搬政府或外资企业的行政管理模式,没有结合自身的情况改进,造成行政管理工作表面化,为此制约中小IT企业的发展。管理困难的主要原因一方面来自于企业自身的素质,中小型IT企业规模小,自有管理不足、信誉不高、信用等级普遍较低,管理不善在一定程度上影响了企业的整体形象;另一方面,中小型IT企业没有真正的管理部门,完全靠个人想法和手段,管理方法不善,风险相对来说大,由此造成中小IT企业的管理严重不足,管理能力相对较弱,阻碍了企业的发展。

  (二)行政管理意识淡薄

  IT行业属于新型产业,由于国家的大力扶持,吸引了很多有志之士投身其中。所以,中小型IT行业相当一部分是私营性质,投资人集所有权和经营权于一身,在进行行政管理和处理各种经济关系时,凭老板个人意愿,具有明显的随意性倾向。还有些经营者存在重关系、轻管理和重心情、轻理财观念,认为企业效益靠的是业务发展,忽视行政管理对企业生产经营活动的指导作用。企业经营者行政管理意识淡薄,对行政管理不重视,在机构设置上层次不清,权责不明确,部门管理混乱,制约了中小企业的健康发展。这样的结果其原因,除经营者行政管理意识淡薄外,也受限于经营者本身管理能力不高,在对高素质高水平的行政人才聘用和培训上欠缺。现代管理方式、管理理念不了解,风险意识薄弱,业务技能不高,缺乏创新能力,这些都使得企业内部管理上职责不清,企业管理效率不高,缺乏创新。

  (三)行政管理不规范

  企业行政管理由同部门管理、部门与部门管理、对外管理三部分组成,在行政管理中,应严格依据企业行政制度,对本企业各部门以统一的管理方法进行管理。但在中小型IT企业中,有些企业为了小范围的管理,在行政管理方法上存在不规范做法,体现为:1、管理分散;2、管理周期长,管理者方法呆板;3、行政管理不实;4、行政管理流于形式;5、管理手段不统一。有些企业管理人员采用亲属管理,管理手段落后,对现代新技术的应用严重滞后。行政管理上不规范,一定程度上造成企业行政管理上的被动与管理策略制定上的偏差和滞后。

  (四)企业管理制度不健全

  中小型IT企业自身管理制度建设方面的问题只要体现为管理制度不健全,大多数企业缺乏完整的内部管理制度,不但在原始行政管理、人员管理、计量验收管理等方面无制度可言,而且在行政部门职责权限、行政人员岗位责任制、行政处理程序制度、内部牵制制度、稽核制度等方面也混乱无序。

  (五)缺乏科学的人力资源投资战略

  为解决“头痛医头,脚痛医脚”的应付式管理问题,不少小型IT企业管理者都请专业的咨询机构进行诊断并制定相应的企业战略规划以及人力资源规划,但由于在初创和成长期,企业有限的资源更多地是向生产和销售倾斜。小型IT企业照抄照搬大企业的人力资源管理模式,管理较随意。缺乏科学性等弊端正成为制约企业成长的瓶颈。虽然以人为中心的理念已被多数企业所有者和管理层所接受,但在实际实施过程中却更多地是将“人情”与“人性”混淆。  目前,有的中小企业人事管理的职能仅承担行政人事事务和劳资福利,其他职能不到位;有的由公司事业部主管兼任人力资源管理工作,专职人力资源管理人员配备少,分工不明确,大多未受过专业训练,多停留在员工的档案管理、工资和劳保福利等日常事务性管理上,是典型的以“事”为中心的“静态”人事管理。

  四、小型IT企业行政管理工作的策略

  (一)增强管理者能力

  中小型IT企业入行门槛相对较低,直接影响行政管理的质量,也成为制约企业发展的瓶颈。中小IT企业经营规模小、抵御市场风险能力差,应根据自身的特点,有效拓宽人才引进渠道,提高自身管理能力。在管理中首先适当分散管理权力,优化管理结构,在不断增加内部管理经验积累的前提下,适度举债,以满足企业管理的需求。其次,指定科学合理的管理战略决策,降低管理缺陷,减少管理的随意性和盲目性。

  (二)提高行政管理意识

  随着改革的不断深入和市场经济的发展,企业已成为市场的主体,生存、发展和活力已成为当今企业的总目标,市场经济要求企业上产经营者、行政管理人员必须尽快转变观念,树立正确的管理观。树立起自主管理、自我约束观念、管理方法和时间价格观念。还要加强管理指标的运用和分析观。要强化各项管理指标的科学运用,薛惠用指标来分析管理状况,加强行政管理。

  (三)加强行政的系统管理及监管力度

  行政管理要重视系统管理,即对行政管理的整体进行全面管理。1、强化企业内部行政管理,充分挖掘企业的管理潜力,保证现有管理者的保值增值;2、深化企业制度改革,通过企业制度创新,在企业内部建立起一套有效的激励和管理机制,使企业的管理者真正关心企业行政的使用效率,充分发挥资金的增值功能;3、管理者与被管理者关系,企业与行政管理者双方如果能按照管理政策互相协作,就可以将宏观调节与企业管理有效的结合起来。就目前中小型IT企业的现状而言,企业仅靠自身约束来规范行政工作是不显示的,应该更多的借助于外部监管,帮助企业实现行政规范化。我国应建立行政监督、社会监督和企业内部监督三位一体的监督体系。行政监督是由专门的机构进行实施的;社会监督则以行政中介机构为主体,由其接受他人委托,对有关单位的行政工作进行审计、验资等工作,并有相应的处罚制度。

  (四)完善企业管理制度

  要完善企业管理制度,经营者必须增强其管理意识,首先应重视企业管理的内部牵制制度。内部牵制制度指涉及企业管理者和策划人员、编辑及最后决定的任何一项工作必须由两人或两人以上分工处理,以起到一种制约的作用,即“管理不管策划,策划不管决定”,这样既能够保证各种管理的真实和完整,又能使各职能部门的经办人员之间形成一种互相牵制的机制。其次是健全内部管理制度,实施对行政部门的再监督。内部管理实施是再监督的一种有效的手段,坚持内部管理机构与行政机构分别独立,保证管理人员独立于被管理部门,查错防弊,改善行政管理,保证企业持续健康的发展。最后建立行政管理权限和签字制度。在行政管理程序中规定管理上的每一个决定都应按规定的方法进行管理,在签字组合中规范了每一个决定的结果应根据行政管理和管理权限完成必要的签字,同时还应规定管理只执行完成象征部门应该做的事情,对于没有完成签字组合的管理,行政人员应拒绝执行。由此对于控制发生不合理的管理及保持管理的合法性起到积极的作用。

  (五)建立小型IT企业人力资源管理三维立体模式

  三维立体模式是指由决策层、人力资源管理部门、一线经理科学地分工,负责人力资源管理的各项业务,并进行相应的协作。总的来说,决策层负责人力资源规划,基本工作程序是:人力资源供求预测——人力资源战略决策——制定人力资源规划方案——执行与评价人力资源战略规划。决策层主要是解决战略性问题,而此前的大量人力资源供求预测工作由人力资源管理部门和一线经理来负责,此后的人力资源战略规划方案是由人力资源管理部门来制定,而人力资源战略规划的执行由一线经理来担任。对规划的评价则是在决策层的领导下,由决策层、人力资源部门和一线经理三方共同完成;人力资源管理部门负责岗位分析、岗位评价等基础业务,并协助一线经理做好核心业务和协助决策层做好人力资源战略规划,岗位分析与岗位评价是企业人力资源管理的基础环节,这一环节的工作好坏关系其他业务能否规范进行。制定和不断调整岗位分析、岗位评价标准,应该是人力资源部门的工作重点。

  同时,人事管理的一些日常事务性工作(如员工健康与安全、员工福利、人事统计、考勤管理、劳动合同管理、人事档案管理等)也由其负责。当然,如同人力资源部门应该协作配合一线经理的核心业务工作一样,一线经理也要为人力资源部门做好相应的配合,特别是在岗位分析与岗位评价这两项工作上,一线经理更应提出意见、建议,甚至参与到工作中去;一线经理负责在人力资源管理的核心业务中把持关键环节,并协助人力资源管理部门做好岗位分析和岗位评价等基础工作,以及协助决策层做好人力资源战略规划,例如,招聘工作的基本程序是:招募——选拔——录用——评估,其中最关键的环节即选拔环节由一线经理完成,招募、录用环节则由人力资源部门提供服务,而招聘评估工作则由人力资源部门与一线经理共同进行。培训工作的基本程序是:培训需求评估——培训计划制定——培训计划实施——培训结果评估,其中最关键的环节是各岗位的员工培训需求评估,应由一线经理把关。同时,一线经理还要同人力资源部门共同制定培训计划和评估培训结果,而培训计划的实施过程一般则由人力资源部门来组织。员工绩效考核工作的基本程序是:考绩方法和标准的制定——考绩实施(考绩面谈、评分等)——考绩结果反馈与评估。在这里,关键环节是考绩实施和反馈,由一线经理来执行,并同人力资源部门一起进行考绩方法与标准的制定以及考绩工作评估。薪酬管理工作主要包括确定与调整企业的薪酬制度与体系、薪酬结构、薪酬支付方式以及确定每一位员工的薪酬数量。一线经理完成以下工作:充分考虑企业战略发展,通过薪酬调查来做薪酬定位;逐渐建立规范的薪酬支付制度,并辅以其他方式;结合公司经营目标,考虑职位本身所具有的特性(比如职位对企业的影响、职责范围、任职条件、环境条件等)进行职位分析和职位评价;设计合理的薪酬结构,适当拉开薪酬差距,在职位工资、技能工资和绩效工资的基础上,加大薪资差异和创新奖励,甚至还包括收益提成、利润分享和企业股票认购。

  改善中小型IT企业的行政管理,是一个系统的工程,需要得到经营者的充分重视,结合本企业的实际情况,确定适合于企业的行政管理目标,建立完善的行政管理制度,加强企业行政管理能力,加强人员个人的特长利用率,提高人才使用效率,提高监管力度,不要让行政管理的实际工作再纸上谈兵。IT行业的发展空间不容忽视,我们要在竞争激励的市场中存活,并且强大的持续发展,行政管理部门上的配合必不可少。

参考文献

  [1]财政部小企业会计制度2008
  [2]胡淑姣.对我国中小企业财务战略的新思考[J].江苏商论,2004,(6):144-145
  [3]罗湘云.国企人力资源管理浅谈[J].湖南经济管理干部学院学报,2006年5月
  [4]中国互联网信息中心.《第21次中国互联网络发展状况统计报告》.2007-12
  [5]庄小将.吴波红《我国网络营销发展的问题及对策》.景德镇高专学报.2007-09

致谢词

  本文得到了薛新建老师的大力支持,陈彦科同学为我提供了资料,在此一并感谢!

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