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烟草商业企业合同风险与防控研究

添加时间:2017-09-08 09:31  所属栏目:法学论文 来源:未知 作者:admin
  摘 要: 在社会经济往来中,烟草商业企业既有着烟草专卖的职能,也是一个普通的经济商业主体,面临着方方面面的经济风险.而合同作为现代企业进行经济活动的主要手段,既能防范风险,自身也存在着巨大的风险,对于烟草行业更是如此,本文通过烟草商业企业中合同风险的具体表现及成因,来研究如何对烟草行业合同风险进行防控.
 
  关键词: 烟草商业企业; 合同风险; 防控

  从整体来说,烟草企业也是一个普通的民事主体,在自身管理模式中以及与其他社会经济主体的各种经济交往中也面临着各种经营管理风险的冲击.作为一个普通的社会企业,合同是烟草企业从事经营活动和对外交往的主要手段,也是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁与纽带.由于各种不确定性的存在,企业的经营活动难免存在各种风险,企业必须及时采取必要措施对风险进行控制,才能避免和降低风险给企业带来的损失,从而确保企业经营目标的实现.[1]因此,合同作为企业经济往来中必不可少的手段,对于企业防控风险有着重要的作用.
 
  但由于烟草商品本身的特殊性以及我国实行的烟草专卖制度,即烟草实施专卖专营体制,企业属于国家所有,对企业的管理与控制者也是国家,一般社会主体无法进入到这个行业,使得烟草行业在我国经济体制中相对独立.由于烟草专卖制度的存在,烟草企业作为一个普通民事经济主体在与其他经济主体交往的过程中,烟草行业的从业人员没有足够的法律与风险意识,造成烟草商业企业面临的法律风险和法律纠纷日益增多,给行业造成了一定负面影响.
 
  随着烟草行业规范意识的不断增强,烟草行业合同规范化管理工作也逐渐得到重视,但是由于行业历史发展过程中合同管理工作薄弱、部分烟草基层企业对合同重要性主观认识不够和管理机制相对滞后等原因,特别是行业特殊体制的保护下,烟草企业合同管理与市场经济要求之间仍存在着不相适应的问题,导致企业缺乏充分的合同风险防控机制,不仅让合同无法在企业在日常的经济活动中发挥其应有的作用,甚至成为企业风险的主要来源,因此研究和构建有效的合同风险防控措施显得尤为重要.
 
  一、烟草企业中合同风险的具体表现
 
  我们这里所称的合同风险主要是烟草企业在作为普通民事主体时对外进行平等经济交往时涉及的民事法律风险,并不涉及烟草企业在承担烟草专卖职能制度下的行政法律风险与刑事法律风险.
 
  ( 一) 合同文本管理缺失
 
  虽然现在多数烟草基层企业已经十分重视交易中合同的签订,但是对合同条款的重要性明显重视不够,加之合同文本内容的拟定需要具备相应的专业功底,一般业务部门的工作人员并不能胜任条文的拟定与审核工作.但是由于烟草企业中偏向于行政管理模式的管理方式,各部门之间分工配合需要加强,当业务部门需要签订合同时,有些工作人员就随意在网上下载合同模板,有些甚至使用对方提供的合同文本,[2]这样的合同可能仅仅约定了大体的交易事项,无法通过合同使自身的利益实现最大化,甚至缺失关键条款或者自身在合同关键条款上处于弱势地位,这种情况下,一旦出现合同纠纷,会让企业在事后处理过程中陷入被动的局面,无法起到预防风险的作用.
 
  ( 二) 合同签订管理制度缺失
 
  依法签订合同是交易双方合同生效的前提,有效的合同才能保障双方依法履行合同义务并享有合同权利.在合同签订过程中,最重要的是对合同签约主体的审查,为保证合同的生效,必须防控签约主体资格与资质中存在的风险.在企业实际签约中,由于业务人员自身能力素质的限制以及相应管理机制的缺失,在签订合同时难以对合同相对方的身份背景进行全面审核,也难以进行尽职调查掌握对方的履行能力,合同的签订存在随意性,最终可能导致合同目的无法实现,甚至造成合同目的无法实现的责任都难以界定的不利局面,这样的合同不仅不能帮助企业规避风险,反而使企业风险的大大增加.
 
  ( 三) 合同履行监督管理缺失
 
  很多烟草企业虽然制定了合同管理规章制度,但是在合同履行过程中却缺乏有效的监督,往往是合同签订之后,履行就交给具体承办部门来管,对合同履行情况不能及时进行跟踪,[3]
 
  对合同对方履行的情况以及履行的实际结果缺乏监管,如果在合同履行时出现纠纷,就缺少相应的补救方法,甚至无法追寻到合同履行时的具体状况,对后续的救济和权益的维护造成影响.
 
  二、烟草企业中合同风险存在的成因
 
  ( 一) 企业在主观上对合同风险的认识不到位
 
  虽然说近年来国有企业的法律意识有明显增强,但不可否认,由于烟草专卖的特殊制度,此种被保护的心理也影响着企业对于其他经济行为的对风险预估不足,导致企业忽视了在经济活动中合同的重要作用,对于烟草企业管理者来说,合同的作用仅限于是一种便于公司管理的程序,合同拟定人员水平参差不齐,对于合同的拟定,更倾向于是一种形式上的应付,条款的约定流于表面化,甚至于实行"拿来主义",忽略企业的实际需求和利益最大化的要求,忽略了合同本身可以反映出来的经营信息以及在企业风险控制中的作用,从而留下纠纷的隐患.
 
  ( 二) 合同履行监管不到位
 
  由于没有完善的合同执行制度,各部门的合同履行行为得不到有效监管,在实际操作中,部分工作人员履约能力差,不按照程序的进行合同变更、作废现象时有发生,有的利用烟草行业的优势地位,随意增加对方当事人的合同义务,或不按照合同约定及时履约,有的对对方当事人履约行为要求不严,造成公司的损失,在合同出现履行偏差时,也不善于运用恰当的方式去解决问题,导致对方的违约行为得不到追究,使企业的经济活动与合同约定相脱节.究其原因,是由于企业合同管理执行制度缺失,履约管理职责不清,履约资料及档案不规范,没有统一的履约监管机制,不能及时发现合同履行异常,及时做出反应.
 
  ( 三) 合同风险管理体系尚不完善
 
  在烟草企业现有的合同风险管理体系中,法规部门承担着企业合同风险管理的主要职责,但是合同涉及到企业的各个部门,合同承办部门在与他方签订合同时,往往忽略甚至不通知法规部门,使得法规部门不能事前介入.另外,也无法要求法规部门对每个合同都深入实际进行审查,多数时候,法规部门只能形式审查.这些问题的主要根源还是在于没有一个强有力的自上而下的统一的企业合同风险管理体系,仅仅依靠法规部门是无法完成企业合同风险管理的重任的,风险管理需要多部门的相互协作.这样管理模式,无法做到对合同法律风险的事先预防与事中控制,相关部门不能积极主动的开展事前风险防控,对于可能发生的重大合同风险缺乏与预判机制,造成整体法律风险控制较弱,无法有效的将风险及损失彻底防范,对于事后的风险控制也造成了很大的难度.
 
  三、如何对烟草行业合同风险进行防控
 
  针对合同风险,最主要的解决措施是健全企业合同风险管理体系,在美国、日本等发达国家中的大集团普遍在企业内部建立了完善的现代企业合同管理模式,虽然各个企业集团的情况各不相同,合同模式也不尽相同,但不论是采取怎样的合同管理形态,他们的合同管理在整个公司里都形成了完善的企业合同管理体系,以达到更高效的合同管理操作,从而通过合同管理,最大限度的防范企业法律风险,同时,也最大限度地实现企业利益的最大化.针对于我国烟草行业发展的实际及在国民经济中的地位,笔者对于建立烟草行业企业合同管理体系有以下几点建议:
 
  ( 一) 加强企业工作人员合同风险意识的培养
 
  企业的合同管理体系之所以不完善,主要原因就在于企业缺乏防范风险意识.培养法律风险防范意识所指向的具体含义,不仅仅是表层的意识状态,并不是说企业知道签订合同,知道书面固定条款,就有了风险意识.这里所讲的风险意识还包括应当知道如何识别、分析合同中的法律风险,以及如何有效规避风险.
 
  这些专业的能力并不是要求企业员工人人都擅长,针对企业内不同层面的员工,风险意识的培养也是有着不同层次的要求.作为企业高级管理人员,必须要着力培养合同风险防控意识.企业的走向及管理主要还是依赖于高级管理人员,他们的管理思想影响着企业的管理决策与制度设计.作为烟草企业的高级管理人员,首先要看清楚现代烟草企业在经济交往中的正确位置,不能一味依赖于国家制度的保护,现在的经济环境日新月异,政策也不再是一成不变,作为企业的管理者,要有宏观的风险意识,懂得趋利避害,正确认识到合同在企业风险控制中的作用,真正重视起合同风险防控,让合同风险防控制度在企业中能自上而下的得以贯彻,管理人员的领头羊作用在这里势必要有着极大的发挥.
 
  企业法律人员则要加强专业素质培养.企业的法律人才实际上承担着合同风险控制的最大职责,不但要对合同进行法律审查,还要做到对合同管理工作的深入研究,对合同的风险管理制度进行设计和修改等一系列综合管理.这需要他们了解各个部门工作的链接,同时需要他们法律专业素质过硬,并且需要一定的组织、协调能力,因此,强化企业法律人员的专业素质培养,则是强化了企业合同风险防控制度的中坚力量.
 
  企业全员合同风险意识也需要培训.企业可以深入展开全员的法律风险宣传教育和培训工作,纠正"合同风险只存在于法规部门,与业务部门无关"的错误观念,定期进行讲座培训,使大家养成合同风险防控意识,在每个风险控制点各司其职,充分发挥作用,最终构建合同风险防范的根基.
 
  ( 二) 完善合同管理制度,使合同管理体系得以有效运行
 
  建立起合同管理体系只是基础性的,企业要想真正预防风险,最主要的是合同管理制度的完善,让体系能够真正运行起来.
 
  1. 在企业内部建立严格的合同评审机制,做好合同风险的事先防范.事先预防的投入远远低于事后的救济,但起到的作用却是不可估量的.我们并不倾向于所有的合同都需要层层审查,反之,我们认为应当科学审查、适度审查,实现规范与效率并重,这样才能让合同评审制度更落到实处.首先,目前烟草各个企业的合同文本模板使用并不规范,没有完整有效的合同文本模板,大多采用"拿来主义",不善于根据实际情况进行变通.我们建议,在合同文本制作上,可以参照银行、保险公司的做法,由国家烟草总局、总公司针对烟草企业自己的主要业务内容对经常使用的合同进行总结,充分利用企业在长期的经营管理过程中形成的合同实际履行的经验,根据企业日常的业务范围及部门分管与签订合同性质的不同,建立统一的合同标准制度,由法规部门按标准分类统一合同文本,统一合同分类,提高工作效率,降低工作强度,切实从本企业的实际出发避免合同风险.当业务部门需要使用相应种类合同时,在审查对方合同主体是否合法等相应问题之后,在公司合同系统中调取相应合同,根据实际交易情况进行填写.但是,合同印章应统一由合同管理部门保管,在最后合同需盖章确认时,统一由法规部针对领导审批意见、合同授权委托书、法律审查意见是否齐备进行核查后,最终确认签章.企业自身定制合同文本,既能节省时间,又能减少交易风险,避免日后可能出现的争议,即使出现争议,也能掌握主动权.此外,争取合同的起草权,也能够在合同中充分考虑己方利益,认真甄选对己方有利的措辞,更好的保护企业利益,同时能够使合同做到风险防控的作用.
 
  2. 加强合同履行中的监管,建立合同信息制度监控,实行合同动态管理.严格合同信息制度监控才能对合同的签订、履行进行实时跟踪,才能在出现问题时及时给予救济.这就要求建立一个完整的合同管理系统,每一份合同都应该由合同承办人员录入合同管理信息系统,录入行为必须准确及时,并且对合同的履行效果予以跟踪记录.这样,合同管理人能在信息系统中针对合同的各种状况进行监督,还能将发现的问题予以及时处理.这样也能有效的解决工作人员在实际操作中"签订一套合同,履行又一套方案"的行为,能够遏制擅自变更合同的行为,合同履行是企业素质的综合反映,烟草企业加强对合同履行情况的监督,是提高合同履约率的必然要求.
 
  除了上面所说的对内进行履约监督外,对外也需要进行履约的监管.首先,需要对签约对方履约能力的把控,这就要求我们在签约前对签约对方主体资格进行审查,这个可以通过招标的方式来进行把控,在招标时,要求对方交纳履约保证金等方式来把控对方的主体资质问题,在履约时,可以强化违约责任,例如延长质量保证期限、加强验收管理等等措施都可以降低履约风险,在合同文本中强化违约责任,也便于法规部门及时介入诉讼或通过其他方式解决问题.
 
  3. 完善合同档案管理,做到合同管理工作的规范化、制度化、科学化.在合同签订后,就应该将合同原件交与合同保管部门予以档案存放,进行档案编号,防止原件的遗漏与丢失,通过对合同的档案管理,可以保存与合同有关的相关证据材料,这是企业维护自身合法权益的必要措施,也是企业事后维权的重要保障.
 
  另外,有些合同行为不是一时就能够完全履行完毕的,有些项目合同可能需要历经几年的时间,那么建立起完善的合同档案制度,就可以较好的防控合同风险.
 
  四、结语
 
  烟草行业作为一个特殊的行业,不仅面临着本行业特有的法律风险,同时在日常经济交往中,也面临着一般民事法律风险.但是烟草企业面对市场竞争,需要进一步加强的法律风险防范意识,建立防范机制,烟草企业在发展的过程中要适应市场竞争的需要,离不开合同的规范管理.合同风险管理是一项重要工作,作为国家的重要企业,对于合同的风险管理绝对不能大意,完善的合同风险管理制度需要各部门共同参与,积极配合,切实保障企业的合法权益,使得企业在不断发展壮大的过程中能够健康持续稳定发展.
 
  [ 参 考 文 献 ]
 
  [1]施民. COSO 企业风险管理框架在我国保险企业中的应用研究[D]. 对外经济贸易大学,2007.
  [2]李梅. 企业合同管理中的风险及防控措施[J]. 中国市场,2015( 9) :59 -60.
  [3]刘跃君. 立足风险防控,加强烟草企业合同管理[J]. 企业导报,2014( 20) : 168 - 169.

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