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实施票据全生命周期管理的总体思路

添加时间:2017-07-03 11:34  所属栏目:管理论文 来源:冶金财会 作者:曾健飞
  原标题:从实物管理到价值管理--智慧票据助力产融结合
  
  近年来,宝钢销售端纸质票据结算比例不断上升,财务系统票据管理任务加重。2014年,面对票据带来的财务管理挑战,宝钢启动票据管理的优化和完善工作,推进票据信息共享、拓展票据转背通道、盘活存量票据资源,建立收付联动机制。宝钢集团财务公司围绕票据收、付、存、融各个环节,加大服务与创新力度,探索搭建“票据池”,收到了成效。
  
  一、票据管理存在的问题
  
  1.票据融通使用受限
  
  收付联动机制推进过程中,票据无法及时有效背转情况时有出现;体系内部实物流转频繁;体系内部跨区域流动频繁、低效、无效。
  
  2.信息收集渠道有限
  
  票据信息手工统计为主,除合并报表外,无统一的票据管理信息收集渠道。
  
  3.实物管理分散
  
  除股份总部、化工及宝钢国际上海部分地区公司票据在财务公司托管,大部分票据属地自管,票据管理比较分散。
  
  二、实施票据全生命周期管理的总体思路
  
  1.打通流程断点
  
  以票据全生命周期服务为抓手,打通从采购商、成员单位、供应商在票据收票、背书、保管和融资等各个环节的流程断点,详见图1.
  
  票据全生命周期服务流程
  
  (1)收票环节。通过影像技术,从源头控制收票风险,规范信息录入,减轻工作量。
  
  (2)邮寄环节。建立统一的业务流程和应急处理机制,加强过程管控。
  
  (3)背书环节。探索异地托管模式,规避无效的异地流转,提高内部票据转背效率。
  
  (4)融资环节。推进供应商在线贴现,提高客户接受度,促进纸票转背和电票开立。
  
  2.将票据纳入企业流程
  
  财务公司发挥专业优势,针对信息孤岛,票据流程中的难点、痛点,打造特色票据产品和服务。票据服务进入“流程”,支持股份公司管控票据风险、节约财务费用、盘活票据资源,详见图2.
  
  票据业务全流程
  
  三、实施票据全生命周期管理的操作方法
  
  1.查询查复流程
  
  在票据管理实践中,可以通过手机APP进行操作:第一步:扫票(用手机摄像头对准票据拍照);第二步:点击“查票”;第三步:点击“提交查票”;第四步:查询结果“票据查复情况”.
  
  2.票据影像化---两录一校
  
  财务公司收到票据影像,将影像进行切片,切片分派给不同的录入人员,保证了票据的信息安全性。录入员根据切片进行录入,每片切片由两个人分别录入,如数据不一致,由第三人校验,经两录一校后生成信息,并推送到ERP系统。
  
  3.形成资金指数---管理驾驶舱
  
  在系统中,形成360度资金数据全景展示和推送,支持财务决策,见图3.
  
  资金数据全景展示图
  
  四、纸票服务与创新成效
  
  1.效率提高
  
  通过对票据实施全生命周期管理,大大提高了票据的管理效率,对票据查询查复时间、托收到账时间的管理时效大大缩短,票据周转需求改善,因而大大提高票据处理效率,也大大增加了票据业务量,见表1.
  
 票据集中管理前后对比
  
  (1)手机APP查票
  
  将票据风险控制点前移至业务端,突破时间、空间限制。2016年,发现异常票据4张,总金额198.5万元。
  
  (2)纸票异地托管
  
  解决票据无效异地流转问题,加快体系内转背速度。纸票托管覆盖八大地区公司,宝山基地、梅钢基地、湛江基地,纸票库存日均2000张。
  
  2.安全性提高
  
  实施票据全生命周期管理有效避免了假票风险、变造风险、退票风险、恶意挂失风险、票据传递风险,主要有以下六点优势:
  
  (1)实物不动信息流转;
  
  (2)过程可视及时预警;
  
  (3)查询查复提前防范;
  
  (4)影像留存及时举证;
  
  (5)人审机验双重保障;
  
  (6)两录一校准确规范。
  
  五、实施票据全生命周期管理引起的改变
  
  1.信息系统改造
  
  需要各信息系统配合进行改造;改造目标应既能满足业务流程需求,提升管理效率,又不大幅增加系统负荷。
  
  2.业务习惯转化
  
  票据实物托管可能对现有管理方式造成影响,势必在实施初期会有不适之处;票据管理应遵循流程最优、效率最高、成本最低原则。
  
  3.管理思路改变
  
  票据管理由传统实物管理型转变成价值发现型。以往票据管理重账面金额,轻业务流程的管理思路必须转化;各使用单元应着重对业务流程增值点的发掘利用,提升整体票据管理能力。
  
  六、电票时代展望
  
  1.政策保障
  
  央行于2016年9月正式发布224号文,《关于规范和促进电子商业汇票业务发展的通知》。核心内容有四点:一是要求纸票逐渐退出市场;二是扩大转贴现市场的参与者;三是放松贸易背景的审核;四是规范电票操作。央行将用两到三年时间取消现行的纸质汇票:2017年1月1日起,出票金额在300万元以上;2018年1月1日起,单张金额在100万以上。
  
  2.发挥电票优势,推广电票应用
  
  宝钢在电票应用领域,一直积极实践,利用集团管理优势,大力推广电票应用,也收到了良好的成效。(图4)
  
  宝钢电票应用进程
  
  3.电票与纸票在管理上的差异
  
  众所周知,电票与纸票的管理上存在不小的差距(见表2),因此,其管理方法也不尽相同。
  
 电票与纸票的差异
  
  4.电票全生命周期服务
  
  在电票管理上,公司的目标是让电票像现金一样方便、安全、省心,详见图5电票全生命周期服务。
  
  电票全生命周期服务
  
  (1)打通电票系统与成员单位ERP系统,成员单位在ERP系统中即可完成一键收票和一键出票,电票信息流与记账信息流同步。
  
  (2)电票账户与现金账户两户合一,票据流与现金流联动。
  
  (3)财务公司集中处理电票指令,节省人员和时间。
  
  5.支部共建智慧采购平台
  
  全流程实现在线处理,将金融服务嵌入采购流程,详见图6.
  
  智慧采购平台
  
  最终,通过智慧票据的有效管理,客户体验便捷,实现了票据贴现的在线申请及在线放款。财务公司不仅有助于帮助集团企业精细化管理票据资源、提高效率,也可持续、稳定、低成本地获取票据托收流量型结算存款,极大地增强风险缓释、提升资产质量。
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